Trách nhiệm của doanh nghiệp (DN) khi chi trả thu nhập cho cá nhân

Doanh nghiệp khi chi trả thu nhập cho người lao động (NLĐ) hoặc cá nhân có hợp đồng dịch vụ, hợp đồng ngắn hạn… có trách nhiệm pháp lý theo quy định của Luật Thuế TNCN, Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và các văn bản hướng dẫn.

Mục lục:

Dưới đây là 7 nhóm nghĩa vụ quan trọng DN cần thực hiện:

1️⃣ Khấu trừ thuế TNCN trước khi chi trả

🔹 Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế tại nguồn trước khi chi trả thu nhập cho cá nhân.
Cách khấu trừ phụ thuộc vào loại hợp đồng:

HĐLĐ từ 03 tháng trở lên (dài hạn):
👉 Khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
👉 Không phụ thuộc cá nhân đó có thu nhập ở bao nhiêu nơi.
HĐLĐ dưới 03 tháng hoặc hợp đồng dịch vụ (không phải HĐLĐ):
👉 Khấu trừ theo thuế suất toàn phần 10%.
Ngoại lệ không khấu trừ:
- Thu nhập từng lần chi trả dưới 2 triệu đồng;
- Cá nhân đủ điều kiện và nộp cam kết thu nhập (theo mẫu 08/CK-TNCN).

📌 Căn cứ pháp lý: Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

2️⃣ Cấp chứng từ khấu trừ thuế

🔹 DN có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho NLĐ khi có yêu cầu.

Thực hiện theo Điều 4 và Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Nếu cá nhân ủy quyền quyết toán cho DN thì DN không cần cấp chứng từ cho cá nhân đó.

📌 Căn cứ: Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

3️⃣ Kê khai thuế TNCN hàng tháng hoặc hàng quý

Nếu không phát sinh khấu trừ thuế, DN không phải nộp tờ khai.
Nguyên tắc: kê khai theo tháng; nếu DN kê khai thuế GTGT theo quý, thì được lựa chọn nộp thuế TNCN theo quý.
Trường hợp DN có số thuế khấu trừ nhưng được bù trừ với số thuế nộp thừa từ kỳ trước thì vẫn kê khai bình thường.

📌 Căn cứ: Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019.

4️⃣ Nộp danh sách chi tiết số thuế đã nộp

Nếu không phát sinh thuế phải nộp, DN không cần lập danh sách.
Nếu có khấu trừ nhưng đã bù trừ số thuế nộp thừa thì vẫn phải lập báo cáo để cơ quan thuế theo dõi.
Danh sách này nộp ngay sau khi nộp thuế thành công vào NSNN.

5️⃣ Tổng hợp thông tin lên tờ khai Quyết toán thuế TNCN

Nếu DN trong năm không phát sinh chi trả thu nhập → không cần nộp quyết toán.
Nếu có chi trả → DN tổng hợp toàn bộ dữ liệu khấu trừ, chi trả lên tờ khai quyết toán.
Lưu ý: DN chỉ quyết toán thay cá nhân đủ điều kiện ủy quyền, không tự động tính lại cho cá nhân không ủy quyền.

📌 Căn cứ: Thông tư 80/2021/TT-BTC.

6️⃣ Quyết toán thuế thay cho cá nhân ủy quyền

Nếu cá nhân đủ điều kiện ủy quyền và đã nộp giấy ủy quyền quyết toán → DN có trách nhiệm quyết toán thay.
Trường hợp cá nhân đã ủy quyền:
- DN không phải cấp chứng từ khấu trừ;
- DN nộp/nộp thừa thì DN sẽ theo dõi và làm nghĩa vụ thay cá nhân.

7️⃣ Các công việc hỗ trợ khác của DN

🔹 Doanh nghiệp cần:

Tuyên truyền, phổ biến cho NLĐ về:
- Điều kiện làm cam kết thu nhập;
- Điều kiện ủy quyền quyết toán;
- Hồ sơ chứng từ giảm trừ gia cảnh;
- Hướng dẫn cài đặt ứng dụng Etax Mobile để NLĐ theo dõi nghĩa vụ thuế.
Hỗ trợ NLĐ:
- Đăng ký người phụ thuộc (NPT);
- Làm thủ tục thay đổi, cập nhật NPT.

📌 Nguồn tham khảo chính thống:

Lời cảm ơn từ STAX

STAX chân thành cảm ơn Quý khách hàng, Quý đối tác và toàn thể đội ngũ nhân sự đã luôn tin tưởng và đồng hành trong suốt chặng đường vừa qua. Sự công nhận hôm nay sẽ là động lực để STAX tiếp tục hoàn thiện dịch vụ, nâng cao chất lượng chuyên môn và mang đến nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

STAX – Tuân thủ để phát triển

Comply to Grow

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & GIẢI PHÁP THUẾ STAX

Địa chỉ: Số 2A, Đường số 7, KP Long Bửu, Phường Long Bình, TP. Hồ Chí Minh
Mob.: (+84) 0898 132 192
Mail: info@stax.com.vn
Website: www.stax.com.vn