1. Hồ Sơ Pháp Lý & Quy Chế Nội Bộ
Đây là “luật chơi” mà doanh nghiệp tự đặt ra và cũng là căn cứ đầu tiên cơ quan thuế dùng để đối chiếu.
Thành phần cần chuẩn bị:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ĐKKD), Điều lệ công ty, Đăng ký mẫu dấu, Đăng ký thuế.
- Quy chế tài chính nội bộ: tài liệu hợp thức hóa chi phí thực tế của doanh nghiệp.
- Ví dụ: quy định hạn mức công tác phí, chi phí tiếp khách, chi phí sửa chữa tài sản, sử dụng xe công.
- Lưu ý: Kế toán cần rà soát, điều chỉnh quy chế phù hợp với thực tế trước khi đoàn thanh tra đến làm việc.
2. Hồ Sơ Lao Động & Tiền Lương (Rủi Ro Thuế TNCN)
Nhóm hồ sơ này thường được cơ quan thuế kiểm tra kỹ để xác minh chi phí tiền lương và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Thành phần hồ sơ gồm:
- Hợp đồng lao động (kèm hồ sơ nhân sự: CCCD, sơ yếu lý lịch…).
- Bảng chấm công, bảng lương, bảng tính thuế TNCN hàng tháng/quý.
- Bảng trích lập và đối chiếu BHXH, BHYT, BHTN.
- Quyết định tăng lương, bổ nhiệm, phụ lục hợp đồng.
- Hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm của người lao động.
- Lưu ý: Tất cả chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của người lao động và đại diện doanh nghiệp.
3. Hệ Thống Sổ Kế Toán & Báo Cáo Tài Chính
Đây là “xương sống” của toàn bộ hồ sơ, phải được xuất trình dưới dạng file mềm (Excel hoặc phần mềm kế toán).
Thành phần hồ sơ:
- Sổ cái: Toàn bộ tài khoản từ loại 1 đến 9, đặc biệt chú ý các tài khoản 112, 133, 333, 334, 511, 632, 642, 911.
- Bộ Báo cáo tài chính (BCTC): Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC.
- Bộ Quyết toán thuế: Tờ khai quyết toán thuế TNDN và TNCN (bản cuối cùng đã nộp qua mạng).
- Lưu ý: Đảm bảo số liệu khớp tuyệt đối giữa sổ cái – bảng cân đối phát sinh – báo cáo tài chính.
4. Hồ Sơ Hợp Đồng Kinh Tế (Đầu Vào & Đầu Ra)
Mục đích: Chứng minh tính hợp lý và hợp pháp của các giao dịch mua vào – bán ra.
Thành phần hồ sơ gồm:
- Hợp đồng kinh tế (kèm phụ lục nếu có).
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao, thanh lý hợp đồng.
- Hợp đồng đặc thù: thuê xe, thuê văn phòng, mượn tài sản…
- Lưu ý: Sắp xếp hồ sơ theo từng đối tác hoặc theo năm. Nếu mất bản gốc, cần liên hệ đối tác xin sao y chứng thực.
5. Hồ Sơ Thuế GTGT
Mục đích: Chứng minh tính liên tục, chính xác trong việc kê khai và nộp thuế GTGT hàng kỳ.
Thành phần hồ sơ gồm:
- Toàn bộ tờ khai thuế GTGT và bảng kê mua vào – bán ra (theo tháng hoặc quý).
- Hóa đơn đầu vào, đầu ra sắp xếp theo thứ tự thời gian và kỳ kê khai.
- Với hàng nhập khẩu: Hợp đồng, Tờ khai hải quan, Chứng từ nộp thuế NK và thuế GTGT hàng nhập khẩu.
- Lưu ý: Chuẩn bị sẵn file “Giấy nộp tiền vào NSNN” (lưu riêng theo năm) để đối chiếu nghĩa vụ đã nộp.
6. Sổ Phụ Ngân Hàng & Chứng Từ Thanh Toán
Mục đích: Chứng minh dòng tiền và điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.
Thành phần hồ sơ gồm:
- Toàn bộ sổ phụ ngân hàng (lưu theo tháng hoặc năm).
- Ủy nhiệm chi (UNC), Giấy báo Nợ/Có.
- Lưu ý:
- Kẹp UNC cùng với hóa đơn thanh toán tương ứng.
- Số dư cuối kỳ trên sổ phụ phải khớp 100% với số dư tài khoản 112 trên sổ cái kế toán.
7. Hồ Sơ Tài Sản & Hàng Tồn Kho
Áp dụng cho: Doanh nghiệp có hàng tồn kho, tài sản cố định (TSCĐ) hoặc các khoản tổn thất.
Thành phần hồ sơ gồm:
- Bảng tính và trích khấu hao TSCĐ.
- Hồ sơ hàng tồn kho (bảng kê xuất – nhập – tồn).
- Trường hợp hàng hỏng, giảm giá trị hoặc thiệt hại do thiên tai:
- Biên bản kiểm kê giá trị tổn thất (nêu rõ nguyên nhân, trách nhiệm).
- Hồ sơ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nếu có).
- Hồ sơ bồi thường của bảo hiểm hoặc cá nhân liên quan (nếu có).
💡 Kết Luận
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi quyết toán thuế giúp doanh nghiệp:
- Giảm rủi ro bị truy thu, phạt hành chính.
- Tăng tính minh bạch trong sổ sách kế toán.
- Dễ dàng giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
👉 Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ soát xét hồ sơ và lập báo cáo quyết toán thuế chuyên nghiệp, hãy liên hệ STAX – Dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp để được tư vấn chi tiết và miễn phí ban đầu.
Xem thêm:
Lời cảm ơn từ STAX
STAX chân thành cảm ơn Quý khách hàng, Quý đối tác và toàn thể đội ngũ nhân sự đã luôn tin tưởng và đồng hành trong suốt chặng đường vừa qua. Sự công nhận hôm nay sẽ là động lực để STAX tiếp tục hoàn thiện dịch vụ, nâng cao chất lượng chuyên môn và mang đến nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.
STAX – Tuân thủ để phát triểnComply to Grow
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & GIẢI PHÁP THUẾ STAX
Địa chỉ: Số 2A, Đường số 7, KP Long Bửu, Phường Long Bình, TP. Hồ Chí MinhMob.: (+84) 0898 132 192
Mail: info@stax.com.vn
Website: www.stax.com.vn
