Mục lục:

Từ 01/10/2026: Bỏ Chốt Sổ BHXH Bằng Tờ Rời Giấy, Chuyển Sang Sổ Điện Tử – Doanh Nghiệp & Người Lao Động Cần Biết Gi?

Việc áp dụng sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử thay cho chốt sổ bằng tờ rời giấy từ ngày 01/10/2026 đánh dấu bước tiến quan trọng trong công cuộc chuyển đổi số quản lý hành chính công tại Việt Nam. Quy định mới này mang lại sự tiện lợi vượt trội nhưng cũng đặt ra không ít nghĩa vụ tuân thủ mới đối với doanh nghiệp và người lao động.

Bài viết dưới đây từ STAX sẽ tổng hợp đầy đủ các quy định pháp lý mới nhất, đối tượng áp dụng, quy trình thực hiện và những giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru trong thời kỳ chuyển đổi số BHXH.

1. Thực Hư Quy Định Bỏ Chốt Sổ BHXH Tờ Rời Giấy Từ Ngày 01/10/2026

Vừa qua, Bảo hiểm xã hội TP. Hồ Chí Minh đã ban hành Thông báo 8362/TB-BHXH năm 2026 hướng dẫn cụ thể về việc nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử.

Căn cứ theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, Nghị định 164/2025/NĐ-CP (về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH), Thông tư 09/2026/TT-BTC và Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026, cơ quan BHXH chính thức triển khai việc tạo lập và cấp sổ BHXH bản điện tử có giá trị pháp lý thay thế bản giấy.

Có bắt buộc 100% người lao động chuyển sang sổ điện tử ngay từ 01/10/2026?

Cơ quan BHXH khẳng định không phải tất cả người lao động đều đồng loạt chuyển sang sổ điện tử ngay từ ngày 01/10/2026. Việc chuyển đổi được thực hiện theo lộ trình cụ thể như sau:

Các trường hợp được cấp sổ điện tử ngay: Kể từ thời điểm Thông báo có hiệu lực, cơ quan BHXH sẽ phát hành sổ BHXH bản điện tử khi người tham gia phát sinh các thủ tục: điều chỉnh thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh,…), điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ, gộp sổ BHXH, hoặc xác nhận bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN.
Trường hợp tiếp tục dùng sổ giấy: Người lao động đang tham gia BHXH hoặc đang bảo lưu thời gian đóng trước ngày 01/10/2026 mà chưa thuộc các trường hợp phát sinh điều chỉnh nêu trên và chưa được cấp bản điện tử thì vẫn tiếp tục sử dụng sổ BHXH/tờ rời bản giấy để giao dịch với cơ quan BHXH.

2. Giá Trị Pháp Lý Và Quy Định Thu Hồi Sổ Giấy

2.1. Giá trị pháp lý tương đương bản giấy

Theo Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Điều 5 Nghị định 164/2025/NĐ-CP, sổ BHXH bản điện tử có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương với sổ BHXH bản giấy.

Bản điện tử được công nhận và sử dụng hợp pháp trong tất cả các giao dịch hành chính, bao gồm:

Giải quyết các chế độ BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, BHXH 1 lần).
Giải quyết chế độ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và bảo hiểm y tế (BHYT).
Chuyển quá trình đóng BHXH giữa các đơn vị sử dụng lao động.

2.2. Quy định về hủy hiệu lực và thu hồi bản giấy

Để đảm bảo tính thống nhất và tránh trùng lặp dữ liệu, cơ quan quản lý áp dụng nguyên tắc: Mỗi mã số BHXH chỉ có duy nhất một tờ rời/bản điện tử có hiệu lực.

Khi người lao động đã được cấp sổ BHXH bản điện tử:

Cơ quan BHXH sẽ thực hiện thu hồi hoặc hủy hiệu lực của bản giấy tương ứng.
Cơ quan BHXH chỉ in sổ BHXH bản giấy khi người tham gia có yêu cầu riêng.
Trong các thủ tục giải quyết chế độ BHXH, BHTN hay thu – sổ, thẻ, cơ quan BHXH không yêu cầu người lao động phải nộp lại sổ BHXH giấy hay tờ rời giấy nếu đã được cấp bản điện tử.

3. Các Kênh Nhận Và Quản Lý Sổ Bảo Hiểm Xã Hội Điện Tử

Người tham gia BHXH có thể truy cập, nhận và sử dụng dữ liệu sổ BHXH bản điện tử thông qua các kênh số chuẩn hóa:

Ứng dụng VNeID (Tài khoản định danh điện tử Mức độ 2): Kênh tích hợp dữ liệu dân cư quốc gia chính thức.
Ứng dụng BHXH số (VssID): Nền tảng tra cứu quá trình đóng, hưởng BHXH và nhận dữ liệu sổ điện tử trực tiếp khi làm việc với cơ quan BHXH.
Email cá nhân: Địa chỉ email chính chủ do người lao động đăng ký để nhận thông báo và file dữ liệu sổ điện tử từ cơ quan bảo hiểm.

4. Trách Nhiệm Của Doanh Nghiệp & Đơn Vị Sử Dụng Lao Động

Trước quy định mới, doanh nghiệp không chỉ đóng vai trò trích nộp BHXH mà còn là cầu nối quan trọng giúp người lao động hoàn thiện dữ liệu số.

4.1. Nhiệm vụ trọng tâm của bộ phận HR/Kế toán doanh nghiệp:

Hướng dẫn 100% người lao động: Doanh nghiệp có trách nhiệm đôn đốc và hướng dẫn toàn bộ nhân viên cài đặt, đăng ký tài khoản trên ứng dụng VNeID (Mức độ 2) và VssID.
Thu thập và cập nhật email cá nhân: Cung cấp chính xác địa chỉ Email cá nhân của người lao động cho cơ quan BHXH để phục vụ việc gửi sổ điện tử. Trường hợp chưa cập nhật email, doanh nghiệp phải lập danh sách tổng hợp để cơ quan BHXH bổ sung thông tin kịp thời.
Cập nhật thủ tục đăng ký đóng và điều chỉnh BHXH mới: Ngày 28/09/2026, Bộ Tài chính ban hành Quyết định 2695/QĐ-BTC sửa đổi, bổ sung thủ tục hành chính trong lĩnh vực BHXH.

4.2. Quy trình kê khai và điều chỉnh BHXH mới cho doanh nghiệp:

Bước 1 (Lập & Nộp hồ sơ): Người lao động kê khai Tờ khai theo mẫu ban hành kèm Quyết định 2695/QĐ-BTC nộp cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp tiếp nhận, lập hồ sơ báo tăng, báo giảm, điều chỉnh thông tin, điều chỉnh đóng hoặc đề nghị tạm dừng đóng BHXH theo thực tế phát sinh.
Bước 2 (Tiếp nhận & Giải quyết): Cơ quan BHXH tiếp nhận dữ liệu điện tử. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hay có sai lệch, cơ quan BHXH sẽ hướng dẫn bổ sung hoặc trả lại hồ sơ có nêu rõ lý do.
Bước 3 (Nhận kết quả): Kết quả được trả qua hệ thống giao dịch điện tử và đồng bộ vào tài khoản VssID/VNeID của người lao động.

5. Giải Pháp Quản Trị Nhân Sự & Bảo Hiểm Xã Hội Toàn Diện Từ STAX

Sự chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử đòi hỏi bộ phận Kế toán – Nhân sự của doanh nghiệp phải nắm vững quy định pháp lý, thao tác chuẩn xác trên các phần mềm kê khai và quản lý dữ liệu nhân sự chặt chẽ. Chỉ một sai sót nhỏ về thông tin email hay mã số BHXH cũng có thể dẫn đến tắc nghẽn thủ tục chốt sổ, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động.

Thấu hiểu những thách thức đó, STAX cung cấp giải pháp Dịch vụ Kế toán & Quản trị Bảo hiểm xã hội trọn gói cho doanh nghiệp:

Tư vấn & Cập nhật pháp lý BHXH mới nhất: Giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng Luật BHXH 2024, Nghị định 164/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn hành chính mới.
Xử lý thủ tục BHXH điện tử chuẩn xác: Thực hiện các nghiệp vụ báo tăng, báo giảm, gộp sổ, điều chỉnh thông tin và chốt sổ điện tử nhanh chóng, không lo đứt gãy quy trình.
Hỗ trợ chuẩn hóa dữ liệu người lao động: Hướng dẫn doanh nghiệp thu thập email cá nhân, đăng ký VNeID Mức 2 và VssID cho 100% nhân sự theo đúng yêu cầu của cơ quan BHXH.
Tối ưu chi phí & Giảm tải áp lực vận hành: Giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi mà vẫn đảm bảo tuyệt đối các nghĩa vụ đối với người lao động và cơ quan nhà nước.

6. Lời Kết

Việc chuyển đổi sang Sổ Bảo hiểm xã hội điện tử từ ngày 01/10/2026 là xu hướng tất yếu giúp tinh gọn thủ tục hành chính và bảo vệ quyền lợi minh bạch cho người lao động. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát dữ liệu nhân sự và cập nhật quy trình kê khai ngay hôm nay để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Liên hệ ngay với STAX để được hỗ trợ tư vấn và trải nghiệm dịch vụ quản trị BHXH chuyên nghiệp, tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!

Lời cảm ơn từ STAX

STAX chân thành cảm ơn Quý khách hàng, Quý đối tác và toàn thể đội ngũ nhân sự đã luôn tin tưởng và đồng hành trong suốt chặng đường vừa qua. Sự công nhận hôm nay sẽ là động lực để STAX tiếp tục hoàn thiện dịch vụ, nâng cao chất lượng chuyên môn và mang đến nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

STAX – Tuân thủ để phát triển

Comply to Grow

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & GIẢI PHÁP THUẾ STAX

Địa chỉ: Số 2A, Đường số 7, KP Long Bửu, Phường Long Bình, TP. Hồ Chí Minh
Mob.: (+84) 0898 132 192
Mail: info@stax.com.vn
Website: www.stax.com.vn