Mục lục:

Công Ty Chưa Đóng Đủ BHXH, Người Lao Động Có Tự Chốt Sổ BHXH Được Không?

Khi nghỉ việc tại các doanh nghiệp đang gặp khó khăn về tài chính hoặc chậm đóng tiền bảo hiểm, không ít người lao động lo lắng vì chưa được chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH). Việc chậm chốt sổ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hưởng bảo hiểm thất nghiệp, rút BHXH một lần hoặc tiếp tục tham gia BHXH tại nơi làm việc mới. Vậy khi công ty chưa đóng đủ BHXH, người lao động có tự chốt sổ BHXH được không? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết dựa trên các quy định pháp lý hiện hành.

1. Trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về ai khi chấm dứt hợp đồng?

Theo quy định của pháp luật lao động, nghĩa vụ chốt sổ và xác nhận quá trình đóng BHXH cho người lao động thuộc về người sử dụng lao động.

Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại bản chính cùng các giấy tờ khác cho người lao động. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động có yêu cầu.

Cùng với đó, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH để xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động thôi việc hoặc chấm dứt hợp đồng. Do đó, ở điều kiện thông thường, người lao động không tự thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH mà đây là nghĩa vụ bắt buộc của công ty.

2. Công ty chưa đóng đủ BHXH, người lao động có tự chốt sổ được không?

Tùy thuộc vào tình trạng hoạt động thực tế của doanh nghiệp, việc chốt sổ BHXH khi chưa đóng đủ tiền được xử lý theo 02 trường hợp sau:

Trường hợp 1: Công ty đang hoạt động bình thường nhưng nợ tiền BHXH

Trong trường hợp doanh nghiệp vẫn đang hoạt động nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ đóng BHXH, người lao động không thể tự mình trực tiếp làm thủ tục chốt sổ thông thường. Việc lập hồ sơ và đề nghị chốt sổ vẫn phải do doanh nghiệp thực hiện.

Tuy nhiên, người lao động không phải chờ công ty đóng đủ toàn bộ tiền nợ mới được xác nhận quá trình tham gia BHXH. Cơ chế giải quyết trong trường hợp này như sau:

Xác nhận thời gian đã đóng: Cơ quan BHXH sẽ thực hiện xác nhận thời gian đóng BHXH đến thời điểm công ty đã đóng tiền thực tế để chốt sổ và giải quyết chế độ cho người lao động nghỉ việc.
Đóng bổ sung và điều chỉnh về sau: Khi thu hồi được số tiền còn thiếu hoặc khi công ty đóng bổ sung, cơ quan BHXH sẽ tiếp tục xác nhận bổ sung thời gian đóng BHXH và điều chỉnh lại mức hưởng chế độ tương ứng cho người lao động.
Trách nhiệm của công ty: Người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng đủ số tiền BHXH bắt buộc đối với người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ hoặc chấm dứt hợp đồng để kịp thời giải quyết quyền lợi cho người lao động.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp không còn khả năng đóng BHXH (Phá sản, giải thể, bỏ trốn)

Đây là trường hợp đặc biệt mà pháp luật cho phép người lao động được trực tiếp gửi văn bản đề nghị cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng BHXH.

Cụ thể, doanh nghiệp được xác định là không còn khả năng đóng BHXH khi thuộc một trong các trường hợp:

Đã có quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án;
Đang làm thủ tục phá sản hoặc giải thể;
Được cơ quan quản lý thuế xác định không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký;
Bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Không có người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

Trong các trường hợp này, người lao động (hoặc thân nhân nếu người lao động đã chết) được trực tiếp đề nghị cơ quan BHXH chốt sổ đối với khoảng thời gian doanh nghiệp đã đóng BHXH.

3. Trình tự, thủ tục người lao động tự đề nghị chốt sổ BHXH

Nếu thuộc trường hợp doanh nghiệp không còn khả năng đóng BHXH, người lao động thực hiện quy trình theo quy định:

Nộp hồ sơ đề nghị: Người lao động lập văn bản đề nghị xác nhận thời gian đóng BHXH theo mẫu của cơ quan BHXH và nộp cho cơ quan BHXH.
Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, cơ quan BHXH sẽ thực hiện xác nhận quá trình đóng BHXH cho người lao động.
Trường hợp cần xác minh: Nếu cần xác minh lại quá trình đóng BHXH, thời hạn giải quyết tối đa là 45 ngày. Trường hợp không đồng ý xác nhận, cơ quan BHXH phải trả lời bằng văn bản và ghi rõ lý do.

4. Quyền và trách nhiệm của người lao động trong việc bảo vệ sổ BHXH

Để bảo đảm quyền lợi cá nhân, người lao động cần lưu ý các quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024:

4.1. Quyền của người lao động:

Được cấp sổ BHXH và được cơ quan BHXH định kỳ hằng tháng cung cấp thông tin về việc đóng BHXH qua phương tiện điện tử.
Yêu cầu cơ quan BHXH xác nhận thông tin đóng BHXH khi có nhu cầu.
Yêu cầu người sử dụng lao động và cơ quan liên quan thực hiện đầy đủ trách nhiệm về BHXH đối với mình.
Thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện theo quy định của pháp luật nếu doanh nghiệp trốn đóng hoặc cố tình không chốt sổ gây thiệt hại.

4.2. Trách nhiệm của người lao động:

Định kỳ chủ động theo dõi, kiểm tra quá trình đóng BHXH của doanh nghiệp.
Kê khai chính xác, trung thực, đầy đủ thông tin đăng ký tham gia BHXH.

Xem thêm: Cập Nhật Mới Nhất 01/07/2026: Mức Đóng BHYT Hộ Gia Đình và Điều Chỉnh Lương Hưu, Trợ Cấp BHXH

5. Giải pháp quản trị nhân sự & BHXH toàn diện cho doanh nghiệp từ STAX

Việc đọng nợ BHXH hay chậm trễ trong khâu chốt sổ không chỉ ảnh hưởng nặng nề đến quyền lợi người lao động mà còn khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ bị xử phạt hành chính và giảm uy tín thương hiệu.

Để hạn chế rủi ro pháp lý và tối ưu hóa vận hành, STAX cung cấp các giải pháp tư vấn và quản trị nhân sự – tiền lương – BHXH chuyên nghiệp:

Cập nhật chuẩn xác pháp lý: Nắm bắt kịp thời các điểm mới của Luật BHXH 2024 và các Nghị định hướng dẫn thi hành.
Tối ưu quy trình BHXH: Hỗ trợ thực hiện thủ tục báo tăng, giảm, điều chỉnh và chốt sổ BHXH đúng hạn, đúng quy trình.
Tư vấn giải pháp quan hệ lao động: Đồng hành cùng doanh nghiệp xử lý trơn tru các biến động nhân sự, giải quyết tranh chấp hợp đồng lao động minh bạch, đúng luật.

6. Kết luận

Tóm lại, khi công ty chưa đóng đủ BHXH, người lao động không tự chốt sổ trong trường hợp thông thường mà công ty phải có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH để xác nhận thời gian đã đóng. Tuy nhiên, trong trường hợp công ty phá sản, giải thể hoặc không còn hoạt động, người lao động hoàn toàn có quyền tự nộp đơn đề nghị cơ quan BHXH chốt sổ cho thời gian đã được đóng tiền.

Lời cảm ơn từ STAX

STAX chân thành cảm ơn Quý khách hàng, Quý đối tác và toàn thể đội ngũ nhân sự đã luôn tin tưởng và đồng hành trong suốt chặng đường vừa qua. Sự công nhận hôm nay sẽ là động lực để STAX tiếp tục hoàn thiện dịch vụ, nâng cao chất lượng chuyên môn và mang đến nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

STAX – Tuân thủ để phát triển

Comply to Grow

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & GIẢI PHÁP THUẾ STAX

Địa chỉ: Số 2A, Đường số 7, KP Long Bửu, Phường Long Bình, TP. Hồ Chí Minh
Mob.: (+84) 0898 132 192
Mail: info@stax.com.vn
Website: www.stax.com.vn