Quy Định Thanh Toán Tiền Phép Năm Chưa Sử Dụng Và Mức Phạt Doanh Nghiệp Cần Biết
1. Tổng quan về nghĩa vụ thanh toán tiền phép năm chưa sử dụng
Trong quản trị nhân sự và vận hành doanh nghiệp, việc giải quyết các chế độ nghỉ hằng năm cũng như chi trả tiền phép năm chưa sử dụng là một trong những nghĩa vụ pháp lý quan trọng. Việc nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động, đồng thời chủ động phòng tránh rủi ro pháp lý và các khoản phạt vi phạm hành chính không đáng có.
Bài viết dưới đây từ STAX tổng hợp chi tiết các quy định mới nhất về căn cứ tính tiền phép năm, khung xử phạt hành chính đối với doanh nghiệp vi phạm và chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan.
2. Cách tính tiền phép năm chưa sử dụng cho người lao động
2.1. Căn cứ pháp lý áp dụng
Căn cứ theo Điều 67 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, pháp luật đã quy định cụ thể về tiền lương làm căn cứ trả cho người lao động trong những ngày chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm khi thôi việc, bị mất việc làm.
2.2. Tiền lương làm căn cứ tính trả
Theo khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động và Điều 67 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, tiền lương làm căn cứ trả cho người lao động những ngày chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng người lao động thôi việc, bị mất việc làm.
Như vậy, khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động do thôi việc hoặc bị mất việc làm mà chưa nghỉ hết số ngày phép năm, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ dựa trên mức lương của tháng trước liền kề.
2.3. Các khoản cấu thành tiền lương tính phép năm
Căn cứ theo khoản 1 Điều 90 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương làm căn cứ tính trả bao gồm:
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh;
- Phụ cấp lương;
- Các khoản bổ sung khác theo quy định.
3. Mức phạt tiền đối với doanh nghiệp không trả tiền phép năm chưa sử dụng
3.1. Cơ sở pháp lý về xử phạt vi phạm hành chính
Theo khoản 2 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi không trả hoặc trả không đủ tiền lương của người lao động trong những ngày chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm khi người lao động thôi việc, bị mất việc làm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
3.2. Nguyên tắc áp dụng mức phạt đối với doanh nghiệp
Căn cứ theo điểm b khoản 2 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức (bao gồm các doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam, chi nhánh, văn phòng đại diện) bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với doanh nghiệp vi phạm hành vi này có thể lên tới 100 triệu đồng.
3.3. Bảng tổng hợp mức phạt theo số lượng người lao động vi phạm
Căn cứ khoản 2 Điều 23 và Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt tiền chi tiết được áp dụng cụ thể như sau:
| Quy mô vi phạm (Số lượng NLĐ) | Mức phạt đối với cá nhân | Mức phạt đối với doanh nghiệp |
|---|---|---|
| Từ 01 người đến 10 người lao động | 5.000.000 – 10.000.000 đồng | 10.000.000 – 20.000.000 đồng |
| Từ 11 người đến 50 người lao động | 10.000.000 – 20.000.000 đồng | 20.000.000 – 40.000.000 đồng |
| Từ 51 người đến 100 người lao động | 20.000.000 – 30.000.000 đồng | 40.000.000 – 60.000.000 đồng |
| Từ 101 người đến 300 người lao động | 30.000.000 – 40.000.000 đồng | 60.000.000 – 80.000.000 đồng |
| Từ 301 người lao động trở lên | 40.000.000 – 50.000.000 đồng | 80.000.000 – 100.000.000 đồng |
Mức xử phạt hành chính cao nhất đối với doanh nghiệp có thể lên tới 100 triệu đồng khi vi phạm đối với từ 301 người lao động trở lên.
4. Quy định về thuế TNCN đối với tiền phép năm chưa sử dụng từ năm 2026
4.1. Khái niệm khoản thu nhập được miễn thuế TNCN
Bên cạnh các quy định về tiền lương và xử phạt hành chính, chính sách thuế đối với khoản tiền phép năm chưa sử dụng cũng là nội dung quan trọng.
Căn cứ theo khoản 8 Điều 4 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, thu nhập từ tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép theo quy định của pháp luật thuộc danh mục thu nhập được miễn thuế.
4.2. Ý nghĩa thực tiễn
Như vậy, bắt đầu từ năm 2026, khoản tiền lương, tiền công mà người lao động nhận được cho những ngày phép năm chưa nghỉ theo quy định của pháp luật sẽ được miễn thuế thu nhập cá nhân. Quy định này giúp tối ưu hóa quyền lợi tài chính hợp pháp cho người lao động khi thanh toán các khoản tiền nghỉ phép.
5. Khuyến nghị tuân thủ pháp luật từ STAX
Để đảm bảo hoạt động quản trị nhân sự tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu chi phí vận hành, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Rà soát quy chế nghỉ phép: Xây dựng và phổ biến rõ ràng quy trình đăng ký, theo dõi số ngày nghỉ hằng năm của người lao động.
- Tính toán chính xác tiền lương phép năm: Căn cứ đúng mức lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng thôi việc hoặc mất việc làm, bao gồm lương ngạch bậc, phụ cấp và các khoản bổ sung.
- Thực hiện nghĩa vụ chi trả đầy đủ: Chi trả đúng và đủ tiền phép năm chưa nghỉ khi chấm dứt hợp đồng lao động nhằm tránh rủi ro xử phạt vi phạm hành chính lên đến 100 triệu đồng.
Bài viết được biên soạn bởi đội ngũ chuyên môn của STAX, hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật quy định pháp luật lao động và nâng cao hiệu quả quản trị.
Lời cảm ơn từ STAX
STAX chân thành cảm ơn Quý khách hàng, Quý đối tác và toàn thể đội ngũ nhân sự đã luôn tin tưởng và đồng hành trong suốt chặng đường vừa qua. Sự công nhận hôm nay sẽ là động lực để STAX tiếp tục hoàn thiện dịch vụ, nâng cao chất lượng chuyên môn và mang đến nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.
STAX – Tuân thủ để phát triểnComply to Grow
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & GIẢI PHÁP THUẾ STAX
Địa chỉ: Số 2A, Đường số 7, KP Long Bửu, Phường Long Bình, TP. Hồ Chí MinhMob.: (+84) 0898 132 192
Mail: info@stax.com.vn
Website: www.stax.com.vn
