Tổng Hợp Các Điểm Mới Về Hóa Đơn Điện Tử Theo Nghị Định 254/2026/NĐ-CP Cần Lưu Ý

Nghị định 254/2026/NĐ-CP vừa ra đời mang theo nhiều thay đổi và bổ sung quan trọng liên quan đến cách thức ghi nhận thông tin trên hóa đơn điện tử. Việc cập nhật kịp thời các quy định này là bắt buộc để doanh nghiệp, hộ kinh doanh tránh được các rủi ro về thuế và hạch toán chi phí.

Cùng STAX điểm qua 5 thay đổi cốt lõi nhất về hóa đơn điện tử theo quy định mới trong bài viết dưới đây!

1. Bổ sung quy định về “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”

Nghị định mới đã cụ thể hóa việc ghi thông tin người bán đối với một số ngành nghề và hình thức kinh doanh đặc thù:

• Đối với Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử và dùng chung một mã số thuế cho tất cả các cửa hàng, trên hóa đơn bắt buộc phải thể hiện rõ tên, mã, và địa chỉ của từng địa điểm kinh doanh.
• Đối với Doanh nghiệp xăng dầu: Phải ghi rõ mã và địa chỉ địa điểm kinh doanh (do cơ quan có thẩm quyền cấp) của từng cây xăng/địa điểm trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Yêu cầu phải thể hiện đầy đủ thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế) của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
• Bán đấu giá tài sản thi hành án: Hóa đơn phải ghi rõ thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế) của cả cơ quan được giao bán đấu giá và người bán tài sản.

2. Sửa đổi quy định ghi thông tin “Người mua” và rủi ro hạch toán

Đây là một trong những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm để bảo vệ chi phí hợp lý hợp lệ:

• Khi người mua cung cấp thông tin: Hóa đơn phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số định danh cá nhân. (Lưu ý: Đối với khách nước ngoài, số định danh có thể thay bằng số hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch).
• Khi người mua KHÔNG cung cấp thông tin: Hóa đơn phải thể hiện rõ dòng chữ “Bán cho người tiêu dùng”.
• ⚠️ CẢNH BÁO QUAN TRỌNG: Những hóa đơn không có thông tin người mua hoặc ghi “Bán cho người tiêu dùng” sẽ KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ để các tổ chức kinh tế, cơ quan, hộ/cá nhân kinh doanh sử dụng làm chứng từ hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế.

3. Quy định về “Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá” (Đặc biệt với Ô tô, xe máy)

• Ngôn ngữ và định danh: Tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải ghi bằng tiếng Việt. Nếu pháp luật có quy định về định danh hàng hóa/dịch vụ thì phải ghi chuẩn theo định danh đó.
• Kinh doanh ô tô, xe máy: Người bán lập hóa đơn điện tử phải ghi đủ các thông tin: Họ tên người mua, Số định danh/MST, Nhãn hiệu, Loại xe, Năm sản xuất, Số khung, Số máy, Số GCN chất lượng an toàn (với xe nhập khẩu) hoặc Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng (với xe lắp ráp trong nước). Những thông tin này là căn cứ bắt buộc để cơ quan thuế tính lệ phí trước bạ.

4. Bỏ yêu cầu ghi Biển kiểm soát đối với vận tải đường bộ

Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã gỡ rối cho các doanh nghiệp vận tải bằng việc nới lỏng quy định trên hóa đơn:

• Đối với dịch vụ vận tải đường bộ trong nước (tuyến cố định): Không cần thể hiện biển số phương tiện trên hóa đơn. (Trước đây, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là bắt buộc phải có biển kiểm soát và hành trình).
• Đối với vận tải hàng hóa qua nền tảng số/TMĐT: Vẫn bắt buộc thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, kèm theo thông tin (tên, địa chỉ, MST hoặc số định danh) của người gửi hàng.

5. Quy định về chữ ký và khuyến khích ghi mã ngành nghề

• Chữ ký của nhà cung cấp nước ngoài: Được sử dụng chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Đối với hóa đơn bán hàng của Hộ/cá nhân kinh doanh: Cơ quan thuế khuyến khích người bán thể hiện thông tin “Nhóm ngành nghề” tương ứng với hàng hóa, dịch vụ trên dữ liệu XML. Hàng hóa không chịu thuế cũng được thể hiện tương ứng và hiển thị rõ trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Lưu Ý Khi Lập Bảng Kê Thu Mua Hàng Hóa, Dịch Vụ Từ Cá Nhân

LỜI KẾT

Những thay đổi từ Nghị định 254/2026/NĐ-CP đòi hỏi kế toán viên và chủ doanh nghiệp phải nhanh chóng cập nhật phần mềm và thay đổi thói quen xuất hóa đơn để tránh các khoản phạt không đáng có, đặc biệt là lỗi làm mất quyền khấu trừ/hạch toán chi phí.

💡 Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng áp dụng các quy định mới này chưa?

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về quy định Hóa đơn điện tử hoặc cần tư vấn về dịch vụ Kế toán – Thuế chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với STAX để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất!