Mục lục:

Chi Trả Tiền Lương Nghỉ Phép Sau Cùng: 3 Điều Kiện Để Tính Vào Chi Phí Được Trừ Thuế TNDN

Trong quá trình quản trị nhân sự và vận hành doanh nghiệp, khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, việc xử lý chi trả tiền lương nghỉ phép sau cùng (tiền phép năm chưa nghỉ) là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp gặp vướng mắc: Khoản chi trả tiền phép năm tồn này có được ghi nhận là chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không? Cần hồ sơ, chứng từ gì để không bị cơ quan Thuế loại chi phí?

Bài viết dưới đây của STAX sẽ tổng hợp chi tiết khung pháp lý mới nhất, 3 điều kiện cốt lõi để chi phí này hợp lệ, cùng công thức tính chuẩn xác và rủi ro phạt hành chính cần tránh.

1. Cơ Sở Pháp Lý Về Chi Trả Tiền Lương Nghỉ Phép Sau Cùng

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, trường hợp người lao động do thôi việc hoặc bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ. Người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được hưởng từ 12 đến 16 ngày nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương tùy thuộc vào điều kiện làm việc.

Nhằm giải đáp vướng mắc cho doanh nghiệp về chính sách thuế TNDN đối với khoản chi này, Cục Thuế tỉnh Hưng Yên đã ban hành Công văn số 12256/HYE-QLDN2. Theo hướng dẫn của cơ quan Thuế, khoản chi thanh toán những ngày phép chưa nghỉ cho người lao động khi thôi việc, mất việc được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, miễn là đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về thuế TNDN và không rơi vào nhóm chi phí bị loại.

2. 3 Điều Kiện Để Tiền Phép Năm Chưa Nghỉ Được Tính Vào Chi Phí Được Trừ Thuế TNDN

Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 9 và Khoản 8 Điều 10 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP, để khoản chi trả tiền lương nghỉ phép sau cùng được cơ quan Thuế ghi nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp bắt buộc phải đáp ứng đủ 3 điều kiện sau:

Điều kiện 1: Phát sinh thực tế và đúng đối tượng quy định

Khoản chi phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và trả đúng cho đối tượng người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm còn tồn ngày phép hằng năm theo đúng quy định của Bộ luật Lao động.

Điều kiện 2: Được quy định cụ thể về điều kiện và mức hưởng trong hồ sơ nội bộ

Căn cứ Điểm b Khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, tiền lương và các khoản trả cho người lao động sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ nếu không được ghi cụ thể về điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý sau:

Hợp đồng lao động ký kết với người lao động;
Thỏa ước lao động tập thể;
Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn;
Quy chế thưởng do Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định.

Điều kiện 3: Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt (nếu từ 5 triệu đồng trở lên)

Khoản chi phải có đầy đủ chứng từ kế toán theo quy định. Đặc biệt, theo Điểm c Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, đối với khoản thanh toán từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng). Nếu thanh toán bằng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên, chi phí này sẽ bị loại hoàn toàn khi quyết toán thuế TNDN.

📋 Bảng tổng hợp hồ sơ kế toán doanh nghiệp cần chuẩn bị:

STT	Tên hồ sơ, chứng từ	Yêu cầu pháp lý
1	Hợp đồng lao động / Quy chế tài chính / TƯLĐTT	Có điều khoản quy định rõ quy định và mức chi trả tiền phép năm chưa nghỉ.
2	Quyết định nghỉ việc / Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ	Xác định rõ thời điểm người lao động thôi việc, mất việc.
3	Bảng chấm công & Bảng theo dõi ngày phép năm	Mẫu biểu có xác nhận của nhân sự/quản lý về số ngày phép chưa sử dụng.
4	Bảng tính tiền lương ngày phép chưa nghỉ	Thể hiện rõ công thức và số tiền chi trả.
5	Chứng từ thanh toán (Ủy nhiệm chi / Giấy báo Nợ)	Bắt buộc chuyển khoản ngân hàng nếu số tiền từng lần từ 5 triệu đồng trở lên.

3. Công Thức Tính Tiền Lương Ngày Phép Chưa Nghỉ Chuẩn Xác

Căn cứ Khoản 3 Điều 67 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, tiền lương làm căn cứ trả cho người lao động những ngày chưa nghỉ hằng năm khi thôi việc, mất việc là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng người lao động thôi việc, bị mất việc làm.

Công thức tính cụ thể:

Tiền lương ngày phép chưa nghỉ = (Tiền lương theo HĐLĐ tháng trước liền kề / Số ngày làm việc bình thường của tháng trước liền kề) X Số ngày phép chưa nghỉ

Ví dụ: Anh A thôi việc vào tháng 8/2026, còn tồn 04 ngày phép năm. Tiền lương theo HĐLĐ tháng 7/2026 của anh A là 13.000.000 đồng, số ngày làm việc bình thường của tháng 7/2026 là 26 ngày.
- Tiền lương 01 ngày phép = 13.000.000 / 26 = 500.000 đồng/ngày.
- Tiền phép năm chưa nghỉ anh A nhận được = 500.000 x 4 = 2.000.000 đồng.

4. Cảnh Báo Rủi Ro Xử Phạt Hành Chính Lên Tới 100 Triệu Đồng

Bên cạnh rủi ro bị cơ quan Thuế loại chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, việc doanh nghiệp không thanh toán hoặc thanh toán không đủ tiền lương phép năm cho người lao động khi thôi việc còn vi phạm nghiêm trọng pháp luật lao động.

Căn cứ Khoản 2 Điều 23 và Điều 7 Nghị định số 283/2026/NĐ-CP, mức phạt tiền đối với hành vi không trả hoặc trả không đủ tiền lương cho người lao động đối với những ngày chưa nghỉ hằng năm được quy định như sau:

Vi phạm từ 01 đến 10 người lao động: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Vi phạm từ 11 đến 50 người lao động: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Vi phạm từ 51 đến 100 người lao động: Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.
Vi phạm từ 101 đến 300 người lao động: Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.
Vi phạm từ 301 người lao động trở lên: Phạt tiền từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

⚠️ Lưu ý quan trọng: Mức phạt tiền nêu trên áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức (doanh nghiệp) vi phạm, mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt đối với cá nhân, tương ứng mức phạt tối đa từ 80.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng.

5. Giải Pháp Tối Ưu Chi Phí Thuế Và An Toàn Pháp Lý Từ STAX

Chi trả tiền lương nghỉ phép sau cùng không chỉ đơn thuần là nghiệp vụ thanh toán nhân sự mà còn liên đới trực tiếp tới nghĩa vụ thuế TNDN và rủi ro thanh tra lao động. Để tránh bị cơ quan Thuế bóc tách chi phí hoặc bị Thanh tra Sở Lao động xử phạt, doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống quy chế và chứng từ ngay từ đầu.

Đồng hành cùng hàng nghìn doanh nghiệp Việt Nam, STAX cung cấp giải pháp toàn diện bao gồm:

Rà soát & Bổ sung Điều khoản Lao động: Chuẩn hóa Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể và Quy chế tài chính bám sát Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Tư vấn Hồ sơ Thuế Hợp Lệ: Hướng dẫn lập bảng tính, lưu trữ chứng từ thanh toán ngân hàng đạt chuẩn 100% quy định kiểm tra Thuế.
Dịch vụ Kế toán & Quyết toán Thuế Trọn Gói: Đại diện doanh nghiệp giải trình, bảo vệ chi phí hợp lý trước cơ quan Thuế.

Lời cảm ơn từ STAX

STAX chân thành cảm ơn Quý khách hàng, Quý đối tác và toàn thể đội ngũ nhân sự đã luôn tin tưởng và đồng hành trong suốt chặng đường vừa qua. Sự công nhận hôm nay sẽ là động lực để STAX tiếp tục hoàn thiện dịch vụ, nâng cao chất lượng chuyên môn và mang đến nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

STAX – Tuân thủ để phát triển

Comply to Grow

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & GIẢI PHÁP THUẾ STAX

Địa chỉ: Số 2A, Đường số 7, KP Long Bửu, Phường Long Bình, TP. Hồ Chí Minh
Mob.: (+84) 0898 132 192
Mail: info@stax.com.vn
Website: www.stax.com.vn