Hướng Dẫn Chi Tiết Khám Sức Khỏe Định Kỳ Cho Người Lao Động 2026: Quy Định, Mẫu Số 03 & Hạn Nộp Báo Cáo

Khám sức khỏe định kỳ cho người lao động không chỉ là trách nhiệm xã hội mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Bước sang năm 2026, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật đã có những điều chỉnh quan trọng liên quan đến mẫu biểu hồ sơ, hạn nộp báo cáo tại các tỉnh thành cũng như mức xử phạt hành chính đối với các trường hợp vi phạm.

Bài viết này từ STAX sẽ tổng hợp chi tiết các quy định pháp lý mới nhất, giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác quản trị nhân sự và tuân thủ thủ tục hành chính.

1. Khám sức khỏe định kỳ cho người lao động có bắt buộc không?

Căn cứ theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, người sử dụng lao động bắt buộc phải tổ chức khám sức khỏe định kỳ ít nhất 01 lần/năm cho tất cả người lao động, không phân biệt số lượng lao động của doanh nghiệp.

Tần suất khám sức khỏe định kỳ được quy định cụ thể như sau:

• Khám ít nhất 01 lần/năm: Áp dụng cho người lao động làm việc trong điều kiện bình thường.
• Khám ít nhất 06 tháng/lần: Áp dụng bắt buộc đối với các nhóm đối tượng ưu tiên và làm việc trong môi trường đặc thù:
  • Người lao động làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
  • Người lao động là người khuyết tật.
  • Người lao động chưa thành niên.
  • Người lao động cao tuổi.

Ngoài ra, quy định còn bắt buộc áp dụng khám chuyên khoa phụ sản đối với lao động nữ. Đối với người lao động làm việc trong môi trường có nguy cơ mắc bệnh nghề nghiệp, doanh nghiệp phải tổ chức khám phát hiện bệnh nghề nghiệp theo đúng chỉ định.

2. Quy định mới về nội dung khám theo Mẫu số 03 Thông tư 25/2026/TT-BYT

Theo Điều 36 Thông tư 32/2023/TT-BYT (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Thông tư 25/2026/TT-BYT), nội dung khám sức khỏe và khám sức khỏe định kỳ dùng cho người từ đủ 18 tuổi trở lên được thực hiện theo Mẫu số 03 Phụ lục số XXIV ban hành kèm theo Thông tư 25/2026/TT-BYT.

Quy trình khám theo Mẫu số 03 bao gồm 4 phần chính:

A. Tiền sử bệnh tật

Người lao động khai báo chi tiết tiền sử bệnh gia đình (các bệnh truyền nhiễm, tim mạch, đái tháo đường, ung thư, tâm thần…) và tiền sử bản thân đối với 22 nhóm bệnh tật, tình trạng thai sản cũng như các thuốc đang điều trị.

B. Khám thể lực

Bác sĩ thực hiện đo các chỉ số cơ bản:

• Chiều cao, cân nặng, chỉ số BMI.
• Mạch, huyết áp và phân loại thể lực.

C. Khám lâm sàng

Đánh giá tình trạng sức khỏe qua các chuyên khoa:

• Nội khoa: Khám tuần hoàn, hô hấp, tiêu hóa, thận – tiết niệu – sinh dục, nội tiết, cơ – xương – khớp, thần kinh, tâm thần.
• Các chuyên khoa khác: Ngoại khoa, Da liễu, Sản phụ khoa (đối với nữ), Mắt (thị lực có kính/không kính), Tai – Mũi – Họng (thính lực), Răng – Hàm – Mặt.

D. Khám cận lâm sàng

• Khám phân loại sức khỏe đi học, đi làm: Thực hiện xét nghiệm máu (huyết học, đường máu, Urê, Creatinin, GOT, GPT), xét nghiệm nước tiểu tự động và chụp X-quang tim phổi thẳng.
• Khám sức khỏe định kỳ: Các hạng mục cận lâm sàng được thực hiện theo đúng chỉ định chuyên môn của bác sĩ khám.

cuối cùng, bác sĩ kết luận tình trạng bệnh tật (nếu có) và phân loại sức khỏe tổng quát theo quy định của Bộ Y tế.

3. Tổng hợp hạn nộp báo cáo khám sức khỏe định kỳ năm 2026 tại các tỉnh thành

Sau khi hoàn thành đợt khám, doanh nghiệp có trách nhiệm tổng hợp và nộp báo cáo kết quả về cơ quan quản lý lao động địa phương. Hạn nộp báo cáo năm 2026 được áp dụng riêng theo từng tỉnh/thành phố:

Lưu ý: Doanh nghiệp cần truy cập đúng đường link nộp báo cáo trực tuyến của Sở Nội vụ/Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại tỉnh thành tương ứng để hoàn tất thủ tục đúng thời hạn.

4. Mức xử phạt khi doanh nghiệp không tổ chức khám sức khỏe định kỳ

Nếu doanh nghiệp không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc không khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho người lao động, mức xử phạt hành chính sẽ được áp dụng theo Điều 33 và Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP:

• Phạt tiền đối với cá nhân vi phạm:
  • Phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng trên mỗi người lao động đối với vi phạm thông thường, tổng mức phạt tối đa không quá 75.000.000 đồng.
  • Phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng trên mỗi người lao động làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm…, tổng mức phạt tối đa không quá 75.000.000 đồng.
• Phạt tiền đối với tổ chức, doanh nghiệp:
  • Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân, tương ứng từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng (hoặc 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với công việc độc hại, nguy hiểm) cho mỗi người lao động.
  • Tổng mức phạt tiền tối đa đối với doanh nghiệp lên đến 150.000.000 đồng.
• Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc tổ chức khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp đầy đủ cho người lao động theo đúng quy định.

5. Chi phí khám sức khỏe định kỳ có được trừ khi tính thuế TNDN?

Một trong những câu hỏi phổ biến của bộ phận kế toán là liệu khoản chi này có được tính vào chi phí hợp lý hay không.

Căn cứ quy định tại Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 và pháp luật thuế hiện hành, chi phí khám sức khỏe định kỳ cho người lao động do doanh nghiệp chi trả được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, khoản chi này được hạch toán vào chi phí hoạt động thường xuyên.

6. Lời Kết

Việc nắm rõ lịch trình, chuẩn bị hồ sơ theo Mẫu số 03 Thông tư 25/2026/TT-BYT và nộp báo cáo đúng hạn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, đảm bảo tuân thủ pháp luật an toàn lao động và bảo vệ sức khỏe cho đội ngũ nhân sự.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần hỗ trợ tư vấn các thủ tục tuân thủ thuế và quản lý pháp lý nhân sự, hãy liên hệ ngay với STAX để được hỗ trợ chuyên sâu!

Lời cảm ơn từ STAX

STAX chân thành cảm ơn Quý khách hàng, Quý đối tác và toàn thể đội ngũ nhân sự đã luôn tin tưởng và đồng hành trong suốt chặng đường vừa qua. Sự công nhận hôm nay sẽ là động lực để STAX tiếp tục hoàn thiện dịch vụ, nâng cao chất lượng chuyên môn và mang đến nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

STAX – Tuân thủ để phát triển

Comply to Grow

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & GIẢI PHÁP THUẾ STAX

Địa chỉ: Số 2A, Đường số 7, KP Long Bửu, Phường Long Bình, TP. Hồ Chí Minh
Mob.: (+84) 0898 132 192
Mail: info@stax.com.vn
Website: www.stax.com.vn