Khấu Trừ Tiền Lương Người Lao Động: Quy Định Mới Nhất, Mức Khấu Trừ Tối Đa Và Mức Phạt Đến 100 Triệu Đồng

Trong công tác quản lý nhân sự và tính lương hàng tháng, khấu trừ tiền lương là một nghiệp vụ thường xuyên phát sinh tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào người sử dụng lao động cũng có quyền tự ý trừ tiền lương của người lao động. Việc khấu trừ tiền lương không đúng trình tự, vượt quá tỷ lệ quy định hoặc áp dụng sai hình thức xử lý kỷ luật có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với mức xử phạt hành chính rất nặng.

Bài viết dưới đây từ STAX sẽ tổng hợp chi tiết các quy định pháp lý hiện hành về khấu trừ tiền lương, mức khấu trừ tối đa cho phép, các khung phạt vi phạm và những điểm kế toán – thuế doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

1. Khấu Trừ Tiền Lương Là Gì? Doanh Nghiệp Được Khấu Trừ Trong Trường Hợp Nào?

Căn cứ quy định tại Điều 102 Bộ luật Lao động 2019, việc khấu trừ tiền lương của người lao động bị kiểm soát rất chặt chẽ nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động.

1.1. Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ tiền lương để bồi thường thiệt hại tài sản

Người sử dụng lao động chỉ được phép thực hiện khấu trừ tiền lương của người lao động trong trường hợp bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc tài sản của người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 129 Bộ luật Lao động 2019.

Người lao động có quyền được biết rõ lý do vì sao tiền lương của mình bị khấu trừ.

1.2. Nghiêm cấm phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động

Một sai phạm phổ biến ở nhiều doanh nghiệp là tự quy định các hình thức “trừ lương đi muộn”, “phạt tiền vi phạm nội quy” vào quy chế nội bộ. Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm các hành vi xử lý kỷ luật lao động sau:

• Xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động.
• Phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.
• Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật không quy định.

Lưu ý từ STAX: Doanh nghiệp tuyệt đối không được tự ý trừ lương của nhân viên để phạt vi phạm nội quy (như đi trễ, không mặc đồng phục…). Mọi hành vi dùng hình thức phạt tiền, cắt lương đều là trái quy định pháp luật.

2. Mức Khấu Trừ Tiền Lương Tối Đa Hằng Tháng Là Bao Nhiêu?

Nhiều doanh nghiệp thắc mắc: Dù người lao động gây thiệt hại lớn, doanh nghiệp có được trừ hết lương trong tháng hay không?

2.1. Tỷ lệ khấu trừ lương hằng tháng tối đa 30%

Theo khoản 3 Điều 102 Bộ luật Lao động 2019, mức khấu trừ tiền lương hằng tháng của người lao động không được vượt quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng.

Số tiền lương thực trả làm căn cứ tính tỷ lệ 30% này được xác định sau khi đã trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

2.2. Nguyên tắc bồi thường thiệt hại tài sản (Điều 129 Bộ luật Lao động 2019)

• Trường hợp thiệt hại không nghiêm trọng: Người lao động gây thiệt hại do sơ suất với giá trị không quá 10 tháng lương tối thiểu vùng thì mức bồi thường nhiều nhất là 03 tháng tiền lương. Khoản tiền này sẽ được khấu trừ hằng tháng vào tiền lương nhưng không được quá 30% lương thực nhận mỗi tháng.
• Trường hợp làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức: Người lao động phải bồi thường một phần hoặc toàn bộ theo giá thị trường hoặc theo nội quy lao động/hợp đồng trách nhiệm.
• Trường hợp miễn bồi thường: Nếu thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, dịch bệnh nguy hiểm, thảm họa hoặc sự kiện bất khả kháng mà người lao động đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết nhưng không thể khắc phục thì không phải bồi thường.

3. Mức Phạt Tiền Đến 100 Triệu Đồng Nếu Doanh Nghiệp Khấu Trừ Lương Sai Quy Định

Nếu doanh nghiệp khấu trừ tiền lương không đúng trường hợp, vượt quá tỷ lệ 30% hoặc dùng hình thức cắt lương để phạt kỷ luật, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính nghiêm khắc.

Căn cứ Khoản 2 & Khoản 5 Điều 23 và Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt tiền đối với hành vi khấu trừ tiền lương trái quy định được áp dụng như sau:

Biện pháp khắc phục hậu quả bắt buộc

Bên cạnh việc nộp tiền phạt hành chính (lên tới 100 triệu đồng), doanh nghiệp vi phạm còn buộc phải trả đủ tiền lương cộng với khoản tiền lãi của số tiền lương trả thiếu/khấu trừ sai cho người lao động. Mức lãi suất áp dụng là mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt.

4. Khấu Trừ Lương Do Cưỡng Chế Nộp Phạt & Lưu Ý Hạch Toán Thuế TNDN, TNCN

Ngoài việc bồi thường thiệt hại lao động, doanh nghiệp còn có thể nhận được quyết định từ cơ quan thẩm quyền yêu cầu cưỡng chế khấu trừ tiền lương của người lao động để nộp phạt giao thông hoặc nợ thuế.

4.1. Quy định khấu trừ lương nộp phạt giao thông / nợ thuế

• Cơ quan có thẩm quyền có quyền ra quyết định cưỡng chế khấu trừ một phần tiền lương/thu nhập của cá nhân vi phạm theo Luật xử lý vi phạm hành chính 2012 và Nghị định 296/2025/NĐ-CP.
• Tỷ lệ khấu trừ thường không quá 30% lương/thu nhập thực nhận (sau thuế và bảo hiểm).
• Doanh nghiệp có trách nhiệm giữ lại số tiền lương tương ứng và chuyển nộp vào Kho bạc Nhà nước theo văn bản yêu cầu.

4.2. Khoản khấu trừ lương nộp phạt có được tính vào Chi phí được trừ Thuế TNDN?

Căn cứ Nghị định 320/2025/NĐ-CP và hướng dẫn chuyên môn:

• Trường hợp khấu trừ lương người lao động để nộp thay tiền phạt: Bản chất khoản tiền phạt này là nghĩa vụ của cá nhân người lao động, không phải chi phí do doanh nghiệp bỏ ra. Do đó, khoản tiền này không được ghi nhận là chi phí của doanh nghiệp và không hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN (đồng thời cũng không làm giảm chi phí hợp lý được trừ).
• Trường hợp doanh nghiệp tự chi tiền của công ty để nộp phạt vi phạm giao thông: Đây là khoản tiền phạt vi phạm hành chính của doanh nghiệp, theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

4.3. Thời điểm xác định Thuế TNCN khi người lao động nghỉ việc

Theo khoản 3 Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, thời điểm xác định thu nhập tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công là thời điểm doanh nghiệp trả thu nhập cho người lao động hoặc thời điểm người lao động thực tế nhận được thu nhập. Thời điểm này không mặc nhiên trùng với ngày chấm dứt hợp đồng lao động.

5. Lời Khuyên Quản Lý Cho Doanh Nghiệp Từ STAX

Để tuân thủ đúng pháp luật lao động và tối ưu hóa quy trình kế toán – thuế, các doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Rà soát lại Nội quy lao động & Quy chế lương thưởng: Loại bỏ ngay các chế tài “trừ lương”, “phạt tiền” đối với vi phạm nội quy. Thay vào đó, hãy sử dụng các hình thức xử lý kỷ luật hợp pháp như khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, hoặc sa thải theo đúng trình tự pháp luật.
2. Thực hiện đúng tỷ lệ khấu trừ 30%: Khi phát sinh bồi thường thiệt hại tài sản, luôn tính toán kỹ tiền lương thực nhận (sau BHXH, BHYT, BHTN và Thuế TNCN) trước khi cấn trừ.
3. Lưu trữ đầy đủ biên bản & quyết định: Khi bồi thường thiệt hại hoặc thực hiện cưỡng chế khấu trừ lương theo văn bản nhà nước, phải lập biên bản xác nhận, quyết định rõ ràng và công khai lý do cho người lao động.

6. Lời Kết

Việc nắm rõ các quy định về khấu trừ tiền lương giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo môi trường làm việc minh bạch, tuân thủ pháp luật, vừa tránh được rủi ro bị xử phạt hành chính lên tới 100 triệu đồng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc xây dựng Quy chế lương thưởng, tính toán thuế TNCN/TNDN hoặc giải quyết các vướng mắc về hợp đồng lao động, hãy liên hệ ngay với STAX để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ toàn diện!

Lời cảm ơn từ STAX

STAX chân thành cảm ơn Quý khách hàng, Quý đối tác và toàn thể đội ngũ nhân sự đã luôn tin tưởng và đồng hành trong suốt chặng đường vừa qua. Sự công nhận hôm nay sẽ là động lực để STAX tiếp tục hoàn thiện dịch vụ, nâng cao chất lượng chuyên môn và mang đến nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

STAX – Tuân thủ để phát triển

Comply to Grow

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & GIẢI PHÁP THUẾ STAX

Địa chỉ: Số 2A, Đường số 7, KP Long Bửu, Phường Long Bình, TP. Hồ Chí Minh
Mob.: (+84) 0898 132 192
Mail: info@stax.com.vn
Website: www.stax.com.vn