Quy Định Thời Hạn Giải Quyết Hồ Sơ Đăng Ký, Điều Chỉnh Thông Tin BHXH, BHYT Mới Nhất 2026

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc thực hiện đúng và kịp thời các thủ tục về Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Bảo hiểm Tai nạn lao động – Bệnh nghề nghiệp (TNLĐ-BNN) là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động. Việc nắm rõ thời hạn cơ quan BHXH xử lý hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác quản trị nhân sự mà còn đảm bảo tối đa quyền lợi chính đáng cho người lao động.

Bài viết dưới đây từ STAX sẽ tổng hợp chi tiết quy định thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin BHXH cũng như các thành phần hồ sơ bắt buộc theo văn bản pháp luật mới nhất.

1. Thời Hạn Giải Quyết Hồ Sơ BHXH, BHYT Theo Quyết Định 2695/QĐ-BTC Năm 2026

Căn cứ theo mục 1.5 khoản 1 phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 2695/QĐ-BTC năm 2026, quy định về thời hạn giải quyết các nhóm hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, bảo hiểm TNLĐ, BNN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (áp dụng từ ngày 28/09/2026) được xác định cụ thể như sau:

1.1. Thời hạn đăng ký, điều chỉnh thông tin và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT

• Thời gian xử lý: 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.
• Đối tượng áp dụng: Các trường hợp đăng ký tham gia lần đầu, điều chỉnh thông tin cá nhân/đơn vị tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, TNLĐ, BNN và đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

1.2. Thời hạn xử lý hồ sơ báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng

• Thời gian xử lý: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
• Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp thực hiện báo tăng nhân sự mới, báo giảm lao động nghỉ việc hoặc điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN, TNLĐ, BNN.

1.3. Thời hạn giải quyết hồ sơ tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất

• Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của người sử dụng lao động.
• Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp thuộc trường hợp gặp khó khăn hoặc đang trong quá trình phục hồi, phá sản theo quy định pháp luật có đề nghị tạm dừng đóng.

Bảng Tóm Tắt Thời Hạn Giải Quyết Hồ Sơ BHXH (Áp Dụng Từ 28/09/2026)

2. Thành Phần Hồ Sơ Đăng Ký Và Điều Chỉnh Thông Tin BHXH Cần Chuẩn Bị

Để cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết đúng thời hạn 05 đến 10 ngày làm việc, hồ sơ của doanh nghiệp phải đảm bảo đầy đủ các biểu mẫu theo mục 1.1 khoản 1 phần II Phụ lục Quyết định 2695/QĐ-BTC năm 2026:

2.1. Hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia và cấp sổ/thẻ

1. Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN: Sử dụng Mẫu TK3-TS.
2. Trường hợp đơn vị đồng thời thực hiện báo tăng, báo giảm hoặc truy đóng thì lập thêm hồ sơ báo đóng tương ứng theo quy định.

2.2. Hồ sơ báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng

1. Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN: Sử dụng Mẫu D02-LT.
2. Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT: Sử dụng Mẫu TK1-TS của người tham gia (áp dụng đối với người lao động tham gia lần đầu hoặc có thay đổi thông tin cá nhân).

2.3. Hồ sơ đề nghị tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất

Trường hợp doanh nghiệp xin tạm dừng đóng cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Nếu tạm dừng theo Luật Phục hồi, phá sản số 142/2025/QH15:
  • Tờ khai đơn vị (Mẫu TK3-TS).
  • Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng (Mẫu D02-LT).
  • Quyết định công nhận nghị quyết của Hội nghị chủ nợ thông qua phương án phục hồi hoạt động kinh doanh (tính từ ngày Tòa án thụ lý đơn và không quá 12 tháng).
• Nếu tạm dừng do khó khăn sản xuất kinh doanh theo Điều 37 Luật Bảo hiểm xã hội 2024:
  • Tờ khai đơn vị (Mẫu TK3-TS).
  • Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng (Mẫu D02-LT).
  • Văn bản xác định số lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH tạm thời nghỉ việc hoặc văn bản xác định giá trị tài sản bị thiệt hại của cơ quan có thẩm quyền.

Lưu ý: Các biểu mẫu trong hồ sơ là bản chính theo do cơ quan BHXH ban hành. Trường hợp thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về Dân cư hoặc CSDL chuyên ngành, đơn vị và người lao động không phải cung cấp lại bản giấy.

3. Quy Định Liên Quan Về Trợ Cấp Thất Nghiệp Và Thuế TNCN

Bên cạnh các thủ tục đăng ký BHXH, nhiều doanh nghiệp và người lao động cũng thắc mắc liệu khoản trợ cấp thất nghiệp có phải chịu thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) hay không.

Theo quy định tại điểm h khoản 3 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, khoản trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp thất nghiệp, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm theo quy định của pháp luật không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Tuy nhiên, trường hợp doanh nghiệp tự chi trả thêm mức trợ cấp cao hơn mức luật định trong quy chế nội bộ hoặc hợp đồng lao động thì phần chi trả vượt mức này vẫn sẽ tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

4. Những Rủi Ro Doanh Nghiệp Thường Gặp Khi Nộp Hồ Sơ BHXH Trễ Hạn

Mặc dù quy định thời hạn xử lý của cơ quan BHXH là 05 ngày làm việc, nhưng trên thực tế nhiều doanh nghiệp vẫn gặp tình trạng hồ sơ kéo dài hàng tuần do các nguyên nhân:

1. Hồ sơ bị trả về do sai mẫu biểu: Kê khai sai Mẫu TK3-TS, Mẫu D02-LT hoặc thiếu Mẫu TK1-TS của người lao động.
2. Chậm báo tăng/giảm lao động: Dẫn đến việc phát sinh truy đóng, tiền lãi chậm đóng BHXH hoặc vi phạm quy định quản lý lao động.
3. Người lao động chậm nhận thẻ BHYT, sổ BHXH: Ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi khám chữa bệnh BHYT và giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản.

5. Dịch Vụ Bảo Hiểm Xã Hội Doanh Nghiệp Trọn Gói Tại STAX

Nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, tuân thủ đúng tiến độ pháp lý và giải quyết dứt điểm các rủi ro về BHXH, STAX cung cấp giải pháp Dịch vụ BHXH – Nhân sự trọn gói:

• Khảo sát & Tư vấn chuyên sâu: Đội ngũ chuyên gia pháp lý của STAX cập nhật nhanh chóng các văn bản mới nhất (Quyết định 2695/QĐ-BTC, Luật BHXH 2024, Nghị định 253/2026/NĐ-CP).
• Soạn thảo & Lập hồ sơ chuẩn xác: Chuẩn bị đầy đủ các biểu mẫu TK3-TS, D02-LT, TK1-TS chính xác ngay từ lần nộp đầu tiên.
• Đại diện làm việc với cơ quan BHXH: Thực hiện giao dịch điện tử và theo dõi sát sao tiến độ xử lý hồ sơ trong đúng thời hạn 05 – 10 ngày làm việc.
• Tối ưu chi phí & Thời gian: Giải phóng bộ máy kế toán – HR khỏi các thủ tục hành chính phức tạp.

Liên hệ ngay với STAX để nhận tư vấn chi tiết về giải pháp quản lý BHXH và tối ưu chi phí tuân thủ cho doanh nghiệp của bạn!

💡 Bạn có muốn STAX hỗ trợ rà soát danh sách báo tăng/giảm BHXH tháng này hoặc tư vấn chi tiết quy trình kê khai hồ sơ điện tử cho doanh nghiệp không?

Lời cảm ơn từ STAX

STAX chân thành cảm ơn Quý khách hàng, Quý đối tác và toàn thể đội ngũ nhân sự đã luôn tin tưởng và đồng hành trong suốt chặng đường vừa qua. Sự công nhận hôm nay sẽ là động lực để STAX tiếp tục hoàn thiện dịch vụ, nâng cao chất lượng chuyên môn và mang đến nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

STAX – Tuân thủ để phát triển

Comply to Grow

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & GIẢI PHÁP THUẾ STAX

Địa chỉ: Số 2A, Đường số 7, KP Long Bửu, Phường Long Bình, TP. Hồ Chí Minh
Mob.: (+84) 0898 132 192
Mail: info@stax.com.vn
Website: www.stax.com.vn