Mục lục:

Khi Nào Doanh Nghiệp Phải Cấp Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN? Doanh Nghiệp Có Bắt Buộc Cấp Không?

Trong quá trình chi trả thu nhập và thực hiện quyết toán thuế, rất nhiều kế toán cũng như chủ doanh nghiệp gặp vướng mắc về việc lập chứng từ khấu trừ thuế. Cụ thể, câu hỏi thường xuyên được đặt ra là: Khi nào doanh nghiệp phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN? Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập chứng từ cho toàn bộ nhân viên hay không? Cùng Kế Toán Doanh Nghiệp STAX làm rõ các quy định và trường hợp cụ thể ngay trong bài viết này.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Thuế thu nhập cá nhân) là văn bản hoặc chứng từ do tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế.

Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để người lao động thực hiện các thủ tục tự quyết toán thuế TNCN hoặc làm thủ tục hoàn thuế với cơ quan thuế.

2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Câu trả lời trực tiếp cho vướng mắc này là: Doanh nghiệp KHÔNG bắt buộc phải tự động cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho tất cả người lao động, TRỪ KHI người lao động có yêu cầu.

Doanh nghiệp chỉ thực hiện lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi thỏa mãn đồng thời hai điều kiện sau:

Đã phát sinh việc khấu trừ thuế TNCN của cá nhân đó.
Cá nhân có yêu cầu doanh nghiệp cấp chứng từ để phục vụ mục đích tự quyết toán thuế hoặc lưu hồ sơ.

3. Phân biệt 2 nhóm đối tượng cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Để thực hiện công việc chính xác và tránh sai sót, bộ phận kế toán doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai nhóm đối tượng lao động:

Nhóm 1: Người lao động ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên

Đối với nhân sự ký hợp đồng lao động từ đủ 3 tháng trở lên, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế được xử lý như sau:

Trường hợp ủy quyền quyết toán: Nếu người lao động đủ điều kiện và làm giấy ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay vào cuối năm, doanh nghiệp không cần lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho họ.
Trường hợp không ủy quyền hoặc đã nghỉ việc: Nếu người lao động không thuộc diện ủy quyền, không làm giấy ủy quyền hoặc đã nghỉ việc trong năm và có yêu cầu cấp, doanh nghiệp sẽ lập 01 chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một năm tính thuế. Chứng từ này phản ánh tổng số thuế đã khấu trừ của cả năm để người lao động tự đi quyết toán.

Nhóm 2: Người lao động ký hợp đồng dưới 3 tháng hoặc lao động vãng lai (không ký hợp đồng)

Đối với nhóm lao động thời vụ, thử việc, cộng tác viên hoặc cá nhân không ký hợp đồng lao động nhưng có phát sinh chi trả thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên và bị khấu trừ thuế 10%:

Nếu cá nhân có yêu cầu cấp chứng từ, doanh nghiệp được phép lựa chọn 1 trong 2 hình thức sau:
- Cấp theo từng lần: Xuất chứng từ khấu trừ thuế riêng cho mỗi lần phát sinh khấu trừ.
- Cấp gộp một lần: Xuất một chứng từ khấu trừ thuế duy nhất trong năm, tổng hợp lại toàn bộ số thuế đã khấu trừ của nhiều lần chi trả.

Xem thêm: Đối tượng nào được ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp?

4. Những lưu ý quan trọng dành cho kế toán doanh nghiệp

Trong quá trình quản lý và lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN, kế toán cần lưu ý các điểm sau:

Hình thức chứng từ: Theo quy định mới về hóa đơn và chứng từ, doanh nghiệp bắt buộc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, không còn sử dụng chứng từ giấy mua từ cơ quan thuế.
Không khấu trừ thì không cấp: Trường hợp thu nhập của người lao động chưa đến mức phải khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp không được phép lập chứng từ khấu trừ.
Thời điểm cấp: Doanh nghiệp cần hỗ trợ cấp kịp thời khi người lao động có đề nghị, đặc biệt vào mùa cao điểm quyết toán thuế diễn ra từ tháng 3 đến tháng 4 hàng năm.

5. Lời kết

Việc nắm vững các quy định về việc lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN giúp doanh nghiệp luôn chủ động trong công tác kế toán, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho người lao động.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn chi tiết hơn về các thủ tục thuế hoặc tìm kiếm dịch vụ kế toán trọn gói, hãy liên hệ ngay với Kế Toán Doanh Nghiệp STAX để được hỗ trợ chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất!

Lời cảm ơn từ STAX

STAX chân thành cảm ơn Quý khách hàng, Quý đối tác và toàn thể đội ngũ nhân sự đã luôn tin tưởng và đồng hành trong suốt chặng đường vừa qua. Sự công nhận hôm nay sẽ là động lực để STAX tiếp tục hoàn thiện dịch vụ, nâng cao chất lượng chuyên môn và mang đến nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

STAX – Tuân thủ để phát triển

Comply to Grow

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & GIẢI PHÁP THUẾ STAX

Địa chỉ: Số 2A, Đường số 7, KP Long Bửu, Phường Long Bình, TP. Hồ Chí Minh
Mob.: (+84) 0898 132 192
Mail: info@stax.com.vn
Website: www.stax.com.vn