CHI PHÍ ĐẦU VÀO NÀO ĐƯỢC DÙNG BẢNG KÊ 02/TNDN? CẬP NHẬT MỚI NHẤT THEO NGHỊ ĐỊNH 320 VÀ THÔNG TƯ 20/2026/TT-BTC

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, không phải mọi khoản chi phí thực tế phát sinh của doanh nghiệp đều bắt buộc phải có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng. Pháp luật thuế hiện hành cho phép doanh nghiệp được lập bảng kê để ghi nhận một số khoản chi phí đặc thù vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Tuy nhiên, việc áp dụng Bảng kê 02/TNDN sao cho đúng quy định, đủ hồ sơ và tránh bị cơ quan thuế loại chi phí khi quyết toán là bài toán khiến nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp đau đầu. Bài viết này, STAX sẽ cập nhật chi tiết và chuẩn xác nhất các quy định mới nhất theo Nghị định 320 và Thông tư 20/2026/TT-BTC về những trường hợp chi phí đầu vào được dùng bảng kê 02/TNDN.

1. Điều kiện tiên quyết để chi phí được dùng Bảng kê 02/TNDN

Theo hướng dẫn mới nhất, một khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn được chấp nhận là chi phí được trừ khi lập bảng kê 02/TNDN phải thỏa mãn đồng thời 4 điều kiện cốt lõi sau:

• Chi phí thực tế phát sinh: Khoản mua bán phải có thật, phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Đúng đối tượng: Người bán hàng là cá nhân, hộ kinh doanh thuộc các trường hợp đặc thù được pháp luật cho phép (không thuộc đối tượng phải xuất hóa đơn).
• Có chứng từ chi trả: Doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản) hợp pháp, rõ ràng.
• Tuân thủ quy tắc thanh toán: Đối với các giao dịch có giá trị lớn, bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng.

2. 5 trường hợp cụ thể được phép dùng Bảng kê 02/TNDN

Doanh nghiệp chỉ được lập bảng kê 02/TNDN để tính vào chi phí được trừ đối với 5 nhóm đối tượng mua hàng hóa, dịch vụ dưới đây:

Trường hợp 1: Mua nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra

• Chi tiết: Áp dụng khi doanh nghiệp thu mua các mặt hàng nông sản, lâm sản, thủy hải sản từ chính người nông dân, ngư dân, người làm rừng trực tiếp làm ra và bán thanh lý.
• Lưu ý: Quy định này không áp dụng nếu doanh nghiệp mua qua các bên trung gian như thương lái, đại lý, hoặc đầu nậu thu mua.

Trường hợp 2: Mua sản phẩm thủ công mỹ nghệ của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra

• Chi tiết: Doanh nghiệp thu mua các sản phẩm thủ công làm bằng tay hoặc nguyên liệu thô từ người trực tiếp sản xuất (ví dụ: các sản phẩm làm từ tre, nứa, mây, cói, lá, rơm, vỏ dừa…).
• Lưu ý: Không áp dụng đối với trường hợp mua từ các cơ sở thương mại, công ty kinh doanh hoặc cửa hàng đại lý.

Trường hợp 3: Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt

• Chi tiết: Doanh nghiệp thu mua các loại phế liệu (đồng, nhôm, sắt vụn, giấy chai lọ…) từ những cá nhân trực tiếp đi gom nhặt, tích lũy trong quá trình sinh hoạt hoặc lao động nhỏ lẻ.
• Khuyên dùng từ STAX: Để đảm bảo tính chặt chẽ, giao dịch này nên được đính kèm phiếu cân hàng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận và thông tin chứng minh nhân dân/CCCD của người bán.

Trường hợp 4: Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra

• Chi tiết: Khi doanh nghiệp mua lại các đồ dùng đã qua sử dụng, tài sản cũ thuộc sở hữu của hộ gia đình hoặc cá nhân (ví dụ: bàn ghế cũ, máy móc cũ, thiết bị văn phòng cũ…).
• Lưu ý về thủ tục: Nếu tài sản thuộc loại phải sang tên đổi chủ (như ô tô, xe máy…), doanh nghiệp cần bổ sung thêm hợp đồng hợp đồng, biên bản giao nhận và hồ sơ sở hữu/sang tên.

Trường hợp 5: Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh dưới ngưỡng chịu thuế GTGT

• Chi tiết: Áp dụng khi mua hàng hóa, dịch vụ của các cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT.
• Cập nhật chính sách mới từ 01/01/2026: Kế toán phải thực hiện kiểm soát kỹ để đảm bảo người bán có thật, hoạt động thật và doanh thu thực tế nằm dưới ngưỡng chịu thuế (đối chiếu thêm chính sách ngưỡng 1 tỷ đồng theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP).

3. Quy tắc thanh toán bắt buộc đối với Bảng kê 02/TNDN

Bên cạnh việc xác định đúng đối tượng, doanh nghiệp cần tuyệt đối tuân thủ quy tắc về hạn mức thanh toán tiền mặt được quy định rõ tại Nghị định 320:

⚠️ CẢNH BÁO RỦI RO THUẾ: Nếu doanh nghiệp đã hạch toán chi phí nhưng sau đó thực hiện chi trả bằng tiền mặt sai quy định (đối với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên), doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí ở kỳ thanh toán đó khi quyết toán.

4. Bộ hồ sơ đầy đủ đi kèm Bảng kê 02/TNDN

Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng chỉ cần lập duy nhất mẫu 02/TNDN là đủ. Trên thực tế, Bảng kê 02/TNDN không thay thế toàn bộ hồ sơ. Để giải trình thành công trước cơ quan Thuế, bộ hồ sơ quyết toán phải bao gồm đầy đủ các chứng từ minh chứng giao dịch thực tế sau:

1. Bảng kê mẫu 02/TNDN: Lập đúng mẫu theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.
2. Chứng từ chi trả: Phiếu chi tiền mặt hoặc Ủy nhiệm chi/Giấy báo Nợ ngân hàng.
3. Hợp đồng (nếu có): Văn bản thỏa thuận mua bán giữa hai bên.
4. Chứng từ kho vận: Phiếu nhập kho vật tư / hàng hóa hoặc Biên bản giao nhận.
5. Hình ảnh/Hồ sơ vận chuyển: Phiếu cân, ảnh chụp hàng hóa, hoặc hồ sơ vận chuyển (nếu phù hợp).
6. Chứng từ chứng minh giao dịch thực tế khác.

Xem thêm: Lưu Ý Khi Lập Bảng Kê Thu Mua Hàng Hóa, Dịch Vụ Từ Cá Nhân

5. Những trường hợp Tuyệt đối KHÔNG ĐƯỢC DÙNG Bảng kê 02/TNDN

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý những “vùng cấm” sau đây để tránh việc bị cơ quan thuế xử phạt và loại trừ chi phí khi thanh tra:

❌ Mua từ công ty, hợp tác xã, tổ chức kinh doanh.

❌ Mua từ hộ kinh doanh thuộc diện phải xuất hóa đơn.

❌ Mua qua thương lái nhưng ghi khai man là mua trực tiếp từ nông dân.

❌ Mua hàng hóa không rõ nguồn gốc xuất xứ.

❌ Giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên nhưng lại trả bằng tiền mặt.

❌ Thuê tài sản của cá nhân: Trường hợp này cần bộ hồ sơ riêng, không máy móc áp dụng bảng kê 02/TNDN.

🎯 CÂU CHỐT CHO KẾ TOÁN (STAX Rule): Được dùng bảng kê 02/TNDN khi: Đúng đối tượng + Giao dịch có thật + Chi phí phục vụ kinh doanh + Có chứng từ chi trả + Chạm mốc 5 triệu đồng thì phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Lời kết và Giải pháp từ STAX

Việc quản lý chi phí đầu vào không có hóa đơn thông qua Bảng kê 02/TNDN đòi hỏi người làm kế toán phải cực kỳ cẩn trọng trong việc kiểm soát đối tượng, dòng tiền và thiết lập đồng bộ bộ hồ sơ đi kèm. Sai sót nhỏ trong phương thức thanh toán hoàn toàn có thể dẫn đến hậu quả xuất toán hàng trăm triệu đồng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc tối ưu chi phí hợp lý, kiểm soát rủi ro thuế hoặc cần một giải pháp quản lý tài chính – kế toán toàn diện, hãy liên hệ ngay với STAX. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết đồng hành, bảo vệ tối đa lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp bạn trước mọi kỳ quyết toán thuế.

• Căn cứ pháp lý: Điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320; Mẫu 02/TNDN theo Thông tư số 20/2026/TT-BTC.