Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ dài hạn, việc ký kết hợp đồng nghiệm thu theo quý diễn ra rất phổ biến. Tuy nhiên, xác định chính xác thời điểm lập hóa đơn dịch vụ nghiệm thu theo quý để tuân thủ đúng quy định thuế luôn là mối băn khoăn hàng đầu của kế toán và nhà quản lý. Việc xuất hóa đơn sai thời điểm không chỉ ảnh hưởng đến việc kê khai thuế GTGT, thuế TNDN mà còn có nguy cơ bị xử phạt hành chính về thuế.
Bài viết dưới đây từ STAX sẽ làm rõ các căn cứ pháp lý mới nhất theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, giúp doanh nghiệp yên tâm thực hiện đúng chuẩn pháp lý.
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với hợp đồng dịch vụ nghiệm thu theo quý
Căn cứ vào khoản 2 và khoản 3 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ được xác định cụ thể theo từng trường hợp:
a. Quy định chung về thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ
- Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ: Theo quy định, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả trường hợp cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài), không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm thu tiền.
- Lưu ý quan trọng: Quy định này không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của Bộ Luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
b. Thời điểm lập hóa đơn khi nghiệm thu phân kỳ theo quý
Đối với các hợp đồng cung cấp dịch vụ thực hiện trong thời gian dài, bàn giao từng hạng mục hoặc nghiệm thu định kỳ theo quý:
- Căn cứ khoản 3 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
- Kết luận cho doanh nghiệp: Nếu hợp đồng cung cấp dịch vụ quy định việc nghiệm thu theo từng quý, thì mỗi quý tại thời điểm nghiệm thu, doanh nghiệp có nghĩa vụ lập hóa đơn cho khối lượng và giá trị dịch vụ đã nghiệm thu tương ứng của quý đó.
2. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử năm 2026 doanh nghiệp cần lưu ý
Bên cạnh việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần chú ý tuân thủ đúng chuẩn định dạng hóa đơn điện tử theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
a. Định dạng kỹ thuật của hóa đơn điện tử
- Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ cho việc truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn.
- Ngôn ngữ định dạng văn bản bắt buộc sử dụng là XML (Extensible Markup Language), được tạo ra nhằm mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.
b. Cấu trúc 2 thành phần bắt buộc của file hóa đơn
Một hóa đơn điện tử chuẩn quy định bao gồm hai thành phần chính:
- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
- (Bổ sung đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế): Có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
3. Quy định về chuyển đổi giữa hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp có thể phát sinh trường hợp chuyển đổi áp dụng loại hóa đơn điện tử. Căn cứ khoản 2 Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC, các quy định chuyển đổi được áp dụng như sau:
a. Trường hợp bị bắt buộc chuyển đổi sang hóa đơn có mã
- Người nộp thuế đang thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã (theo điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP), nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế theo Thông tư 94/2026/TT-BTC và nhận được thông báo của cơ quan thuế (Mẫu số 01/TB-KTT), thì bắt buộc phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế thông báo, người nộp thuế phải thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
b. Điều kiện chuyển đổi lại sau 12 tháng
- Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn có mã, nếu người nộp thuế có nhu cầu chuyển lại sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người nộp thuế thực hiện đăng ký thay đổi thông tin theo Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
- Cơ quan thuế sẽ căn cứ theo quy định tại Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 94/2026/TT-BTC để xem xét chấp nhận hoặc không chấp nhận đề nghị của doanh nghiệp.
4. Tóm tắt checklist kiểm tra dành cho bộ phận kế toán
Để tránh rủi ro về thuế khi thực hiện hợp đồng dịch vụ nghiệm thu theo quý, kế toán doanh nghiệp nên thực hiện theo các bước sau:
- Rà soát điều khoản hợp đồng: Xác định rõ mốc thời gian nghiệm thu từng quý và điều khoản thanh toán/đặt cọc trong hợp đồng dịch vụ.
- Xuất hóa đơn ngay tại thời điểm nghiệm thu: Ngay khi nghiệm thu hoàn thành khối lượng dịch vụ quý nào, thực hiện xuất hóa đơn cho khối lượng, giá trị tương ứng của quý đó, không chờ đến khi thu được tiền mới xuất hóa đơn.
- Đảm bảo chuẩn định dạng XML: Kiểm tra hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đảm bảo truyền nhận dữ liệu đúng chuẩn XML với đầy đủ thành phần nghiệp vụ và chữ ký số.
Xem thêm: Thời Điểm Xuất Hóa Đơn Dịch Vụ Đúng Quy Định Pháp Luật Mới Nhất 2026
5. Lời kết & Giải pháp từ STAX
Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn dịch vụ nghiệm thu theo quý không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ nghiêm túc Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý dòng tiền và chi phí thuế.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vướng mắc về việc xử lý hóa đơn, kê khai thuế hoặc cần giải pháp tư vấn dịch vụ kế toán – thuế toàn diện, hãy liên hệ ngay với STAX. Đội ngũ chuyên gia tài chính – thuế tại STAX luôn sẵn sàng đồng hành cùng sự phát triển bền vững của doanh nghiệp!
Lời cảm ơn từ STAX
STAX chân thành cảm ơn Quý khách hàng, Quý đối tác và toàn thể đội ngũ nhân sự đã luôn tin tưởng và đồng hành trong suốt chặng đường vừa qua. Sự công nhận hôm nay sẽ là động lực để STAX tiếp tục hoàn thiện dịch vụ, nâng cao chất lượng chuyên môn và mang đến nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.
STAX – Tuân thủ để phát triểnComply to Grow
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & GIẢI PHÁP THUẾ STAX
Địa chỉ: Số 2A, Đường số 7, KP Long Bửu, Phường Long Bình, TP. Hồ Chí MinhMob.: (+84) 0898 132 192
Mail: info@stax.com.vn
Website: www.stax.com.vn
