Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Đóng 2% Kinh Phí Công Đoàn Khi Chưa Có Tài Khoản Định Danh

Trong quá trình quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật lao động, nghĩa vụ trích nộp kinh phí công đoàn là yêu cầu bắt buộc đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc chuyển đổi và triển khai hệ thống tài khoản định danh thu kinh phí công đoàn khiến không ít doanh nghiệp lúng túng, đặc biệt là các đơn vị đang trong thời gian chờ cấp hoặc chưa hoàn tất kê khai thông tin tài khoản định danh.

Bài viết dưới đây từ STAX sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý, các kênh nộp tiền tạm thời, quy định xử phạt vi phạm và thủ tục xin giảm mức đóng mới nhất để doanh nghiệp chủ động thực hiện đúng quy định pháp luật.

1. Doanh nghiệp có được hoãn đóng kinh phí công đoàn khi chưa có tài khoản định danh?

Theo hướng dẫn tại Công văn 1363/LĐLĐ năm 2026 (ban hành ngày 19/8/2026 bởi Liên đoàn Lao động TP. Hồ Chí Minh) về việc đóng 2% kinh phí công đoàn và chấn chỉnh công tác thu, chi tài chính công đoàn cơ sở, các doanh nghiệp và đơn vị sử dụng lao động thực hiện nộp kinh phí công đoàn về tài khoản của Công đoàn Việt Nam kể từ ngày 01/9/2026.

Đối với trường hợp doanh nghiệp đã kê khai thông tin nhưng chưa được hệ thống cập nhật tài khoản định danh, doanh nghiệp tuyệt đối không hoãn hoặc chờ đến khi được cấp tài khoản mới thực hiện nghĩa vụ. Trong thời gian chờ cấp tài khoản chính thức, doanh nghiệp được phép tiếp tục tạm nộp kinh phí công đoàn theo tài khoản hướng dẫn tạm thời.

Trường hợp doanh nghiệp chưa kê khai thông tin, đơn vị cần thực hiện song song hai công việc: kê khai thông tin tài khoản định danh và tiến hành đóng kinh phí công đoàn đúng thời hạn quy định. Việc tạm nộp trong giai đoạn chuyển tiếp này hoàn toàn không thay thế nghĩa vụ kê khai tài khoản định danh của doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn cách nộp 2% kinh phí công đoàn khi chưa có tài khoản định danh

2.1. Hướng dẫn tạm nộp kinh phí công đoàn trong thời gian chờ cấp tài khoản

Theo ví dụ hướng dẫn tại Công văn 37/CĐX năm 2026, các doanh nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh trong thời gian chờ cấp tài khoản định danh thực hiện tạm nộp khoản kinh phí công đoàn 2% vào tài khoản sau:

• Tên tài khoản hưởng: Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh
• Số tài khoản: 117000070819
• Mở tại: Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam – Chi nhánh TP.HCM (Vietinbank – CN TP.HCM)
• Nội dung chuyển khoản (Cú pháp chuẩn): MST <Mã số thuế> + <Tên doanh nghiệp> đóng KPCĐ tháng..../năm....
  • Ví dụ cụ thể: MST0123456789 Công ty TNHH ABC đóng 2% KPCĐ tháng 9/2026.

2.2. Thông tin nộp qua Tài khoản thu tập trung của Công đoàn Việt Nam

Sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục kê khai và được cấp tài khoản định danh, việc đóng 2% kinh phí công đoàn sẽ được chuyển sang tài khoản thu tập trung của Công đoàn Việt Nam mở tại các ngân hàng thương mại:

3. Các lưu ý quan trọng dành cho bộ phận Kế toán – Nhân sự doanh nghiệp

Để hạn chế tối đa rủi ro phát sinh nghĩa vụ nợ hoặc vi phạm quy định chậm đóng, bộ phận chuyên môn của doanh nghiệp cần tuân thủ 03 nhiệm vụ trọng tâm sau:

1. Kiểm tra tình trạng kê khai: Rà soát tiến độ kê khai thông tin tài khoản định danh của đơn vị trên hệ thống.
2. Đảm bảo thời hạn trích nộp: Thực hiện trích đóng kinh phí công đoàn đúng hạn theo định kỳ hàng tháng/quyý.
3. Cập nhật tài khoản chính thức: Ngay sau khi nhận thông báo cấp tài khoản định danh, lập tức chuyển sang hình thức đóng qua tài khoản thu tập trung tương ứng.

4. Mức phạt chậm đóng kinh phí công đoàn tối đa đến 150 triệu đồng

Căn cứ quy định tại điểm a khoản 1 Điều 42 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hành vi vi phạm về đóng kinh phí công đoàn đối với người sử dụng lao động là cá nhân bị xử phạt tiền từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính, nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng.

Các hành vi vi phạm bao gồm:

• Chậm đóng kinh phí công đoàn;
• Không trích, đóng kinh phí công đoàn;
• Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền phải đóng theo mức quy định trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết hạn;
• Không đóng hoặc đóng không đầy đủ cho số người thuộc diện phải đóng trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết hạn.

Căn cứ khoản 1 Điều 7 và điểm b khoản 2 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức (doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam) bằng 2 lần mức phạt đối với cá nhân. Do đó, khung tiền phạt tối đa áp dụng đối với doanh nghiệp vi phạm chậm đóng kinh phí công đoàn lên tới 150.000.000 đồng.

5. Quy định và thủ tục xem xét giảm mức đóng kinh phí công đoàn

Căn cứ khoản 4 Điều 12 Nghị định 105/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 16/5/2026), doanh nghiệp gặp khó khăn thuộc đối tượng quy định có thể làm thủ tục đề nghị xem xét giảm mức đóng kinh phí công đoàn.

5.1. Thẩm quyền xem xét giảm mức đóng

Thẩm quyền xem xét, quyết định việc giảm mức đóng kinh phí công đoàn thuộc về Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hoặc Liên đoàn Lao động cấp tỉnh theo quy định phân cấp.

5.2. Hồ sơ đề nghị giảm mức đóng kinh phí công đoàn

Doanh nghiệp gửi 01 bộ hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền, thành phần gồm:

• Văn bản đề nghị xem xét giảm mức đóng kinh phí công đoàn (sử dụng Mẫu Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP);
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động;
• Danh sách người lao động thuộc đối tượng phải cắt giảm hiện có;
• Bảng tổng hợp số lượng lao động có mặt trước thời điểm cắt giảm.

5.3. Hình thức nộp và thời hạn giải quyết

• Hình thức nộp: Doanh nghiệp nộp trực tiếp, nộp trực tuyến hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính.
• Thời hạn giải quyết: Trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hoặc Liên đoàn Lao động cấp tỉnh căn cứ vào khả năng cân đối của nguồn tài chính công đoàn (không bao gồm ngân sách nhà nước hỗ trợ) để xem xét và trả lời bằng văn bản. Trường hợp không chấp thuận giảm mức đóng, cơ quan chức năng phải nêu rõ lý do trả lời doanh nghiệp.

6. Đồng hành tuân thủ pháp luật lao động và tài chính cùng STAX

Việc nắm vững các thay đổi trong quy định nộp kinh phí công đoàn, thuế và bảo hiểm xã hội đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành và loại bỏ hoàn toàn các rủi ro pháp lý không đáng có.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn tài chính, kế toán và pháp lý doanh nghiệp, STAX cung cấp các giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình trích nộp kinh phí công đoàn, kê khai tài khoản định danh, hoàn thiện hồ sơ giảm mức đóng cũng như rà soát tuân thủ quy định lao động theo đúng chuẩn mực pháp luật hiện hành.

Lời cảm ơn từ STAX

STAX chân thành cảm ơn Quý khách hàng, Quý đối tác và toàn thể đội ngũ nhân sự đã luôn tin tưởng và đồng hành trong suốt chặng đường vừa qua. Sự công nhận hôm nay sẽ là động lực để STAX tiếp tục hoàn thiện dịch vụ, nâng cao chất lượng chuyên môn và mang đến nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

STAX – Tuân thủ để phát triển

Comply to Grow

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & GIẢI PHÁP THUẾ STAX

Địa chỉ: Số 2A, Đường số 7, KP Long Bửu, Phường Long Bình, TP. Hồ Chí Minh
Mob.: (+84) 0898 132 192
Mail: info@stax.com.vn
Website: www.stax.com.vn